Un ASN se puede describir como una notificación electrónica enviada por un proveedor a un cliente, un mensaje que establece los detalles de una entrega pendiente. Por lo general, se envían a través del intercambio electrónico de datos (EDI) o a través de la web, los ASN informan a un cliente que los bienes creados contra una orden de compra (P.O.) enviada anteriormente están en camino y se proporciona información básica vinculada al pedido. Por ejemplo, una gran tienda departamental puede decir con precisión, con la ayuda de un ASN, el contenido de una entrega determinada, incluidos los detalles de la entrega en particular, como el peso, el número de artículos recibidos, los criterios de embalaje, entre otros detalles.

Este tipo de visibilidad contribuye en gran medida a proporcionar una mayor eficiencia y una mejor productividad, especialmente cuando se trata de mover bienes a lo largo de la cadena de suministro. Sin embargo, es importante mencionar que la viabilidad o efectividad de las ASN depende en gran medida de criterios o principios probados que de otro modo se identifican como las 4C. La integridad emerge como la primera construcción crítica, una guía que destaca la necesidad de detalles completos con respecto a la información vinculada a una entrega específica. Por lo tanto, los ASN incorporan información básica, en lo que respecta a un envío determinado, y otros detalles esenciales, como la descripción del producto, la información del pedido y la información del transportista, para enumerar algunos.

La corrección, el segundo principio, destaca la importancia de la precisión al transmitir en ASN. Este principio en particular se convierte en un ingrediente vital tanto para el proveedor como para el cliente, entendiendo que los ASN notifican a las partes autorizadas de lo que se envía y en qué cantidades se encuentran los envíos. Por lo tanto, cualquier alteración en lo que se ordenó es inmediatamente conocida por los destinatarios, un aviso necesario que puede ser fundamental para el cliente, especialmente cuando se trata de planificación.

Los dos últimos principios, la Confirmación y la Comunicación, son más o menos secundarios a los dos primeros principios. La confirmación busca validar la exactitud de los detalles incluidos en el ASN, un ejercicio que se vuelve primordial más cuando un ASN reemplaza una factura. Por otro lado, la comunicación busca abordar la inestimable importancia de enviar ASN de manera oportuna. Es muy recomendable que los proveedores envíen ASN inmediatamente después de enviar un envío, una acción que, en consecuencia, ofrece al cliente tiempo suficiente para planificar la entrega.